9. September 15:51 Uhr: Der Zug rollt langsam aus dem Stuttgarter Hauptbahnhof. Wir lehnen uns zurück und atmen durch. Der Adrenalinspiegel beginnt langsam zu sinken. Und wir freuen uns, über das, was wir geschafft haben: Eine weitere erfolgreiche Hybrid-Veranstaltung.
Mai 2021: Das Kompetenznetz Klima Mobil erteilt uns den Auftrag, eine bundesweite Veranstaltung zu konzipieren, zu organisieren und in den Räumlichkeiten des Verkehrsministeriums Baden-Württemberg hybrid umzusetzen. Mit der Veranstaltung will das Kompetenznetz seine ersten Erfolge feiern und die bisher geleistete Arbeit in den fünfzehn Modellkommunen aus Baden-Württemberg vorstellen. Gemeinsames Ziel der Modellkommunen ist es, die Mobilitätswende vor Ort zügig voranzutreiben. Ziel der Veranstaltung: Das Engagement und die guten Ideen der baden-württembergischen Kommunen bundesweit zu verbreiten und andere Kommunen zum Mitmachen zu ermutigen.
Wir als fairkehr Agentur freuen uns über diese tolle Herausforderung. Zum einen treiben uns die Themen Klimaschutz und Mobilitätswende schon seit über 30 Jahren um. Zum anderen haben sich anspruchsvolle Online- oder Hybrid-Veranstaltungen in den vergangenen anderthalb Jahren zur geheimen Leidenschaft unseres Eventteams entwickelt. Wir, das sind Michaela Mohrhardt, Hannah Rautenberg und Cara Wallenhorst, suchen immer wieder nach neuen kreativen Ideen und verbesserter Technik, um auch Online-Veranstaltungen zu lebendigen und mitreißenden Events zu machen.
Ein Rückblick auf spannende Monate
Juni/Juli 2021: Ein Titel für die Veranstaltung ist schnell gefunden: „Mehr Klimaschutz im Verkehr – Wie Kommunen jetzt handeln können“. Das Motto „Jetzt handeln“ prägt die ganze Veranstaltung. Wir suchen Referent*innen, denen man die Aufbruchsstimmung abnimmt und Vortragsthemen, die die Teilnehmer*innen aus den Kommunen motivieren und inspirieren. Sie sind es, die vor Ort mutige Entscheidungen für mehr Klimaschutz treffen müssen. Wir wollen ihnen dafür die richtigen Ideen und Kontakte mitgeben.
August 2021: Im engen Austausch mit dem Kompetenznetz Klima Mobil arbeiten wir unter hohem Zeitdruck daran, diese motivierenden Redner*innen ins Boot zu holen und ein hochwertiges und begeisterndes Programm auf die Beine zu stellen. Wichtig ist uns auch, dass es keine passive Frontalveranstaltung wird, sondern ein Event, bei dem alle aktiv werden, mitdiskutieren, sich in virtuellen Räumen begegnen und Gedanken austauschen können.
Und dann ist der Tag der Hybrid-Veranstaltung endlich gekommen…
9. September, 2 Stunden vor der Veranstaltung: Alle Geräte stehen auf Start. Der Adrenalinpegel beim Technikteam hat seinen Höhepunkt erreicht. Gleich werden sich über 350 Gäste zuschalten. Wir gehen den Ablauf nochmal durch. Zur Aufregung gesellt sich auch ein bisschen Stolz, wenn wir uns das ganze Programm anschauen: ein virtuelles Get-together zum Start, Videobotschaften aus den Kommunen, ein Youtube Livestream, zwei Talkrunden, ein Graphic Recorder von Bikablo, der die Hybrid-Veranstaltung digital mitzeichnen wird, ein professionelles Studio für Podiumsdiskussion und hybride Debatten – da haben wir ganz schön was auf die Beine gestellt! Und immer noch erhalten wir Anmeldungen in letzter Minute für die Veranstaltung.
Unter den Gästen: Verkehrsminister des Landes Baden-Württemberg Winfried Hermann MdL, die Parlamentarischen Staatssekretärin Rita Schwarzelühr-Sutter, MdB aus dem Bundesumweltministerium, Prof. Dr. Barbara Lenz vom Deutschen Zentrum für Luft- und Raumfahrt (DLR) und Prof. Dr. Maren Urner von der Hochschule für Medien, Kommunikation und Wirtschaft in Köln.
10 Uhr: Die Moderatorin eröffnet die Veranstaltung mit dem berühmten Kennedy-Zitat: „Wann, wenn nicht jetzt? Wo, wenn nicht hier? Wer, wenn nicht wir?“ Ab sofort ist jede Minute durchgeplant, jeder Klick in Webex und jeder Schritt im Studio ist festgelegt. Die Rollen sind verteilt. Alle Drähte laufen bei Hannah zusammen, die wir laufend mit Wasser, Kaffee und Keksen versorgen.
Alles läuft wie am Schnürchen. Selbst das für seine Kapriolen bekannte Webex lässt uns heute keinen Moment im Stich. Die Moderatorin verbindet souverän anwesende und zugeschaltete Gesprächspartner*innen, das Diskussionsangebot per Chat wird rege genutzt und alle sind von den liebevoll gestalteten virtuellen Meetingräumen begeistert.
Der Verkehrsminister des Landes Baden-Württemberg unterstreicht bei seiner Rede immer wieder die Dringlichkeit des Themas: Jetzt aktiv gestalten, damit die Entwicklung uns nicht überrollt. Seine Kernbotschaft an die Kommunen lautet Agieren statt Reagieren, um die Handlungsspielräume nicht zu verlieren.
13 Uhr: Das Kompetenznetz Klima Mobil und wir sagen „Ade und bis bald!“. Zum Abschluss zeigen wir ein zusammengeschnittenes Video aus allen fünfzehn Modellkommunen des Kompetenznetzes.
Danach heißt es: Sind alle Mikros und Kameras aus? Einen Moment sind alle ganz still. Dann bricht der Jubel los! Alle reden durcheinander: „Perfekt! Super geklappt!“, „Keine unvorhersehbaren Katastrophen!“, „Tolle digitale Diskussion.“, „Schöne, professionelle Studioatmosphäre!“, „Mit einer analogen Veranstaltung hätten wir nie so viele Teilnehmer*innen aus ganz Deutschland zusammen bekommen!“.
Kompetenznetz Klima Mobil, Gäste, Moderatorin, wir als fairkehr – sind glücklich.
Das portable Studio, das in drei Rollkoffer passt, wird wieder eingepackt. Wir genießen das Mittagessen in der Sonne, bevor wir in den Zug zurück nach Bonn steigen. Geschafft!
„Jetzt handeln“ – das Motto der Hybrid-Veranstaltung und die vielen motivierenden Beiträge begleiten uns auf der Heimreise. Das betrifft nicht nur unsere Kund*innen, sondern auch uns als Agentur.