Stellen Sie sich vor, Sie starten ein wichtiges Projekt: Die Mittel wurden spät bewilligt, die ersten Ergebnisse sollen schon in wenigen Wochen vorliegen. Alle Beteiligten haben eigene Vorstellungen, was im Projekt erreicht werden soll. Kurz: Die Erwartungen sind hoch und die Zeit rennt. Aber statt die Ärmel hochzukrempeln und loszulegen, empfiehlt Ihnen die Agentur, die Sie im Projekt unterstützt, erst einmal eine Kommunikationsstrategie zu erstellen.
„Das brauchen wir nicht, wir kennen doch unsere Ziele! Das steht doch alles im Konzept“, hören wir an diesem Punkt oft von unseren Kund*innen. Dennoch legen wir an dieser Stelle gerne unser Veto ein. Denn es hat Vorteile, zum Projektstart einmal in Ruhe durchzuatmen, alle anzuhören und sich ausreichend Zeit für strategische Vorüberlegungen zu nehmen. Die Erfahrung aus vielen Projekten hat gezeigt, dass diese Phase äußerst wichtig ist für den späteren Erfolg, für die Motivation des Teams – und für die reibungslose Zusammenarbeit bei allen folgenden Arbeitsschritten.
Wie eine Kommunikationsstrategie entsteht
„4 Wochen? Seid ihr wahnsinnig! So viel Zeit haben wir nicht…“ Auch etwas, das wir häufig hören, wenn wir den Prozess vorstellen, der zu Erstellung und Abstimmung der Kommunikationsstrategie nötig ist. Gut, manchmal schaffen wir es dann auch etwas schneller – vor allem, wenn die Auftraggeber*innen schnell ihr Feedback zu den einzelnen Schritten geben. Aber es ist wichtig, sich die nötige Zeit zu nehmen. Die nutzen wir zum Beispiel, um mit den entscheidenden Schlüsselfiguren und Institutionen zu sprechen. So klären wir ihre ihre mit dem Projekt verbundenen Wünsche und Befindlichkeiten. Oft stellt sich beispielsweise heraus, dass Zielvorstellungen zwar grob abgestimmt sind („Wir möchten den Radverkehr fördern.“), aber die Vorstellungen von der Umsetzung trotzdem sehr unterschiedlich sein können. („Es dürfen aber keine Parkplätze wegfallen!“ „2-3 neue Fahrradstraßen reichen völlig aus.“ „Es soll ein flächendeckendes sicheres Radwegenetz entstehen.“ usw.)
Als Externe bieten wir für diese Gespräche einen vertraulichen Raum. So können die Beteiligten auch ihre Bedenken äußern und eventuell vorhandene Einwände artikulieren.
Dadurch erfahren wir von allen Risiken, die zu diesem Zeitpunkt bereits absehbar sind. So können wir diese für alle transparent machen und in die Projektplanung einbeziehen. Wenn zum Beispiel eine wichtige Stakeholder-Gruppe starken Widerstand gegen das Projekt äußert, können wir diese Gruppe von Anfang an aktiv einbeziehen. Das kann monatelange Auseinandersetzungen sparen, die sonst unweigerlich zu einem späteren Projektzeitpunkt aufgetaucht wären.
Kommunikationsmaßnahmen strategisch kombinieren
All diese Anliegen, Ziele, Erfolgskriterien tragen wir Schritt für Schritt zusammen. Zwischendurch stimmen wir sie immer wieder mit den Auftraggeber*innen ab. So kommen die wichtigen Fragen schnell auf den Tisch und wir können sie mit allen Beteiligten klären, bevor vorschneller Aktivismus Mittel verbraucht und Fakten schafft.
Nebenbei entsteht ein Fundament, auf dem alle späteren Entscheidungen getroffen werden können. Es sorgt auch in Konfliktfällen immer wieder für Orientierung. Auf dieser Grundlage entwickeln wir die Maßnahmen, die im Projekt umgesetzt werden. Wir sorgen dafür, dass sie nicht für sich stehen, sondern dass jede Maßnahme alle anderen unterstützt und zu einem stimmigen Gesamtbild passt.
Agiles Projektmanagement
Aber bei aller Strategie und Vorausplanung bleiben wir immer auch agil. Manchmal stellt sich im Projektverlauf heraus, dass sich Rahmenbedingungen verändern oder Ziele nicht im gewünschten Maß erreicht werden. Dann stellen wir die Planung auf den Prüfstand, optimieren das Gesamtsystem und passen die Messgrößen entsprechend an. Dafür nutzen wir die Instrumente des klassischen und agilen Projektmanagements.
Wir lieben strategische Kommunikation: Die Lernphase am Anfang eines Projekts, die vielen wertvollen Gespräche und Kontakte, die sich daraus ergeben, das tiefe Einsteigen in ein Thema und die Vielfalt an Interessen und Sichtweisen, denen wir mit großer Wertschätzung begegnen. Dieser Teil unserer Arbeit ist genauso erfüllend wie die Kreativität, die darauf folgt, und das Ärmelhochkrempeln, wenn wir dann in die konkrete Arbeit einsteigen und unter Hochdruck alles dafür tun, die engen Zeitpläne trotz ausführlicher Strategiephase einzuhalten.
Sie wollen ein Kommunikationsprojekt umsetzen und suchen jemanden, der Sie mit einer durchdachten Strategie unterstützt? Sprechen Sie uns an!