Ergebnis der Hybrid-Veranstaltung

Bundesweite Veranstaltung des Kompetenznetz Klima Mobil: Hybrid, lebendig und mit klarer Botschaft

9. September 15:51 Uhr: Der Zug rollt langsam aus dem Stuttgarter Hauptbahnhof. Wir lehnen uns zurück und atmen durch. Der Adrenalinspiegel beginnt langsam zu sinken. Und wir freuen uns, über das, was wir geschafft haben: Eine weitere erfolgreiche Hybrid-Veranstaltung.

Mai 2021: Das Kompetenznetz Klima Mobil erteilt uns den Auftrag, eine bundesweite Veranstaltung zu konzipieren, zu organisieren und in den Räumlichkeiten des Verkehrsministeriums Baden-Württemberg hybrid umzusetzen. Mit der Veranstaltung will das Kompetenznetz seine ersten Erfolge feiern und die bisher geleistete Arbeit in den fünfzehn Modellkommunen aus Baden-Württemberg vorstellen. Gemeinsames Ziel der Modellkommunen ist es, die Mobilitätswende vor Ort zügig voranzutreiben. Ziel der Veranstaltung: Das Engagement und die guten Ideen der baden-württembergischen Kommunen bundesweit zu verbreiten und andere Kommunen zum Mitmachen zu ermutigen.

Wir als fairkehr Agentur freuen uns über diese tolle Herausforderung. Zum einen treiben uns die Themen Klimaschutz und Mobilitätswende schon seit über 30 Jahren um. Zum anderen haben sich anspruchsvolle Online- oder Hybrid-Veranstaltungen in den vergangenen anderthalb Jahren zur geheimen Leidenschaft unseres Eventteams entwickelt. Wir, das sind Michaela Mohrhardt, Hannah Rautenberg und Cara Wallenhorst, suchen immer wieder nach neuen kreativen Ideen und verbesserter Technik, um auch Online-Veranstaltungen zu lebendigen und mitreißenden Events zu machen.

Ein Rückblick auf spannende Monate

Juni/Juli 2021: Ein Titel für die Veranstaltung ist schnell gefunden: „Mehr Klimaschutz im Verkehr – Wie Kommunen jetzt handeln können“. Das Motto „Jetzt handeln“ prägt die ganze Veranstaltung. Wir suchen Referent*innen, denen man die Aufbruchsstimmung abnimmt und Vortragsthemen, die die Teilnehmer*innen aus den Kommunen motivieren und inspirieren. Sie sind es, die vor Ort mutige Entscheidungen für mehr Klimaschutz treffen müssen. Wir wollen ihnen dafür die richtigen Ideen und Kontakte mitgeben.

August 2021: Im engen Austausch mit dem Kompetenznetz Klima Mobil arbeiten wir unter hohem Zeitdruck daran, diese motivierenden Redner*innen ins Boot zu holen und ein hochwertiges und begeisterndes Programm auf die Beine zu stellen. Wichtig ist uns auch, dass es keine passive Frontalveranstaltung wird, sondern ein Event, bei dem alle aktiv werden, mitdiskutieren, sich in virtuellen Räumen begegnen und Gedanken austauschen können.

Und dann ist der Tag der Hybrid-Veranstaltung endlich gekommen…

9. September, 2 Stunden vor der Veranstaltung: Alle Geräte stehen auf Start. Der Adrenalinpegel beim Technikteam hat seinen Höhepunkt erreicht. Gleich werden sich über 350 Gäste zuschalten. Wir gehen den Ablauf nochmal durch. Zur Aufregung gesellt sich auch ein bisschen Stolz, wenn wir uns das ganze Programm anschauen: ein virtuelles Get-together zum Start, Videobotschaften aus den Kommunen, ein Youtube Livestream, zwei Talkrunden, ein Graphic Recorder von Bikablo, der die Hybrid-Veranstaltung digital mitzeichnen wird, ein professionelles Studio für Podiumsdiskussion und hybride Debatten – da haben wir ganz schön was auf die Beine gestellt! Und immer noch erhalten wir Anmeldungen in letzter Minute für die Veranstaltung.

Unter den Gästen: Verkehrsminister des Landes Baden-Württemberg Winfried Hermann MdL, die Parlamentarischen Staatssekretärin Rita Schwarzelühr-Sutter, MdB aus dem Bundesumweltministerium, Prof. Dr. Barbara Lenz vom Deutschen Zentrum für Luft- und Raumfahrt (DLR) und Prof. Dr. Maren Urner von der Hochschule für Medien, Kommunikation und Wirtschaft in Köln.

Blick hinter die Kulissen. Der Verkehrsminister des Landes Baden-Württemberg vor der Kamera, Michaela von fairkehr hochkonzentriert.

10 Uhr: Die Moderatorin eröffnet die Veranstaltung mit dem berühmten Kennedy-Zitat: „Wann, wenn nicht jetzt? Wo, wenn nicht hier? Wer, wenn nicht wir?“ Ab sofort ist jede Minute durchgeplant, jeder Klick in Webex und jeder Schritt im Studio ist festgelegt. Die Rollen sind verteilt. Alle Drähte laufen bei Hannah zusammen, die wir laufend mit Wasser, Kaffee und Keksen versorgen.

Alles läuft wie am Schnürchen. Selbst das für seine Kapriolen bekannte Webex lässt uns heute keinen Moment im Stich. Die Moderatorin verbindet souverän anwesende und zugeschaltete Gesprächspartner*innen, das Diskussionsangebot per Chat wird rege genutzt und alle sind von den liebevoll gestalteten virtuellen Meetingräumen begeistert.

Der Verkehrsminister des Landes Baden-Württemberg unterstreicht bei seiner Rede immer wieder die Dringlichkeit des Themas: Jetzt aktiv gestalten, damit die Entwicklung uns nicht überrollt. Seine Kernbotschaft an die Kommunen lautet Agieren statt Reagieren, um die Handlungsspielräume nicht zu verlieren.

13 Uhr: Das Kompetenznetz Klima Mobil und wir sagen „Ade und bis bald!“. Zum Abschluss zeigen wir ein zusammengeschnittenes Video aus allen fünfzehn Modellkommunen des Kompetenznetzes.

Danach heißt es: Sind alle Mikros und Kameras aus? Einen Moment sind alle ganz still. Dann bricht der Jubel los! Alle reden durcheinander: „Perfekt! Super geklappt!“, „Keine unvorhersehbaren Katastrophen!“, „Tolle digitale Diskussion.“, „Schöne, professionelle Studioatmosphäre!“, „Mit einer analogen Veranstaltung hätten wir nie so viele Teilnehmer*innen aus ganz Deutschland zusammen bekommen!“.

Kompetenznetz Klima Mobil, Gäste, Moderatorin, wir als fairkehr – sind glücklich.

Das portable Studio, das in drei Rollkoffer passt, wird wieder eingepackt. Wir genießen das Mittagessen in der Sonne, bevor wir in den Zug zurück nach Bonn steigen. Geschafft!

„Jetzt handeln“ – das Motto der Hybrid-Veranstaltung und die vielen motivierenden Beiträge begleiten uns auf der Heimreise. Das betrifft nicht nur unsere Kund*innen, sondern auch uns als Agentur.

Logo des Kompetenznetz Klima Mobil - Netzwerk für klimafreundliche Mobilität in Kommunen

Zweimal Hurra für klimafreundliche Mobilität in Baden-Württemberg

Wir starten mit zwei neuen Projekten in den Sommer und freuen uns auf eine Großveranstaltung und eine Kommunikationsstrategie.

Teil des Agenturgeschäfts ist es, dass wir uns immer wieder auf öffentliche Ausschreibungen bewerben. Auf diesem Wege haben wir schon viele spannende Projekte sowie Kund*innen gewonnen. Anfang Juni waren wir bei zwei Ausschreibungen erfolgreich und freuen uns jetzt sehr auf zwei spannende neue Projekte.

Was uns besonders freut: Beide Projekte werden wir für das Kompetenznetz Klima Mobil umsetzen. Dieses kommunale Netzwerk setzt sich für eine klimafreundliche Mobilität vor Ort ein und ist bei der Nahverkehrsgesellschaft Baden-Württemberg (NVBW) angesiedelt. Die NVBW ist für uns eine alte Bekannte, in den letzten Jahren haben wir sie in zahlreichen Projekten kommunikativ unterstützt. So haben wir zum Beispiel acht Jahre lang die komplette Kommunikation der Arbeitsgemeinschaft Fahrrad- und Fußgängerfreundlicher Kommunen Baden-Württemberg (AGFK-BW) geleitet, oder diverse Webseiten für die NVBW umgesetzt und betreut, darunter zum Beispiel das Fachportal für Rad- und Fußverkehrsförderung www.aktivmobil.bw.de.

Darum sind wir besonders stolz darauf, dass wir die NVBW auch in den letzten beiden Ausschreibungen mit unserem Angebot sowohl inhaltlich als auch preislich überzeugen konnten. Gemeinsam werden wir die nachhaltige, klimafreundliche Mobilität in Baden-Württemberg weiter voranbringen.

Wir konzipieren einen Online-Kongress

Für das Kompetenznetz Klima Mobil werden wir in den nächsten Monaten parallel an zwei Aufträgen arbeiten, die viele unserer verschiedenen Kompetenzbereiche fordern. Wir konzipieren die erste bundesweite Transferveranstaltung des Kompetenznetzes und erarbeiten eine Kommunikationsstrategie. Ziel beider Projekte ist es, das Engagement der am Netzwerk beteiligten Kommunen bekannt zu machen und, darauf aufbauend, Handlungsempfehlungen für andere Kommunen zu erarbeiten.

Die Transferveranstaltung wird im September als Online-Kongress unter dem Titel „Mehr Klimaschutz im Verkehr – Wie Kommunen jetzt handeln können“ stattfinden. 400 Vertreter*innen aus Politik, Wissenschaft und den Kommunen werden zusammenkommen und Lösungen diskutieren, um den Klimaschutz im Verkehr vor Ort mutig umzusetzen. Als Ehrengäste mit dabei: Baden-Württembergs Verkehrsminister Winfried Hermann und Rita Schwarzeluhr-Sütter, parlamentarische Staatssekretärin im Bundesumweltministerium. Neben der Konzeption der Großveranstaltung übernehmen wir von der fairkehr Agentur auch die komplette Eventorganisation und -durchführung.

Strategisch kommunizieren, um Zielgruppen effektiv zu erreichen

Parallel zur Veranstaltungskonzeption starten wir in unserem zweiten Auftrag mit der Erstellung einer Kommunikationsstrategie. Bis zum Herbst werden wir gemeinsam mit dem Team der NVBW den Status Quo der bisherigen Kommunikation mit einer SWOT-Analyse evaluieren. Im Anschluss entwickeln wir Kommunikationsziele, Zielgruppen und Kernbotschaften für die weitere Kommunikation. Sobald die Kommunikationsstrategie steht, entwerfen wir einen Maßnahmenplan für den Kunden, um in Zukunft noch effektiver zu kommunizieren. Selbstverständlich unterstützen wir das Kompetenznetz Klima Mobil auch bei der Umsetzung der Maßnahmen. Das ist unser Beitrag für eine nachhaltige und klimafreundliche Mobilität in Baden-Württemberg.

Sie möchten die Kommunikation Ihres Unternehmens auch neu aufstellen? Sprechen Sie uns an, wir beraten Sie gern!

Mit der richtigen Mikrofon-Anlage klappt die Technik auch bei größeren veranstaltungen mit mehreren Moderatoren.

Remote-Workshops interessant gestalten

So bringen wir Abwechslung in den Online-Meeting-Alltag

In Pandemie-Zeiten finden alle Termine online statt. Tag für Tag hängen wir vor unseren Bildschirmen und müssen nicht mal aufstehen, um von einem Meeting ins nächste zu kommen. Neben der durchdachten Konzeption von Veranstaltungen  beschäftigt uns zunehmend die Frage: Wie können wir Remote-Workshops interessant und abwechslungsreich gestalten? Denn seien wir mal ehrlich: Wer kann sich schon in einem dreistündigen Frontal-Vortrag am Bildschirm durchgängig konzentrieren?

Um unsere Remote-Workshops interessant zu gestalten, planen wir deshalb vielfältige interaktive Elemente mit ein. Je nach Thema und Art der Veranstaltung wählen wir aus einem großen Pool an Möglichkeiten die passgenauen Instrumente aus. Das können einfache Elemente wie Online-Umfragen sein, die die Teilnehmenden während der Veranstaltung beantworten sollen. Gerne nutzen wir auch die Möglichkeiten eines Online-Conceptboards.

Workshop-Vorbereitung: Konkret und anfassbar

Über einen vorab versandten Link können die Teilnehmenden sich hier schon vor der Veranstaltung mit dem Thema beschäftigen oder sich selbst vorstellen. Zum Beispiel mit einem Foto und einem kurzen Steckbrief. So lernen wir unsere Teilnehmer*innen besser kennen und können während des Workshops auf die Gruppe eingehen. Noch ein Vorteil eines Conceptboards: Die Teilnehmer*innen können sich auch untereinander leichter vernetzen.

Mit einem Päckchen, das vorab nach Hause geschickt wird und den Workshop anfassbar macht, können Remote-Veranstaltungen interessant gestaltet werden.
Wir verpacken Ihre Botschaft – das meinen wir ganz wörtlich.

Eine weitere Möglichkeit, Remote-Workshops interessant zu gestalten, ist, sie anfassbar zu machen. Zum Beispiel, indem wir den Teilnehmer*innen vorab ein Päckchen nach Hause schicken. Der Inhalt des Pakets ist selbstverständlich eine Überraschung. Nur so viel sei verraten: die Botschaft der Veranstaltung wird auf kreative Weise verpackt.

Je nach Gruppengröße arbeiten wir während der Pausen, aber auch im Workshop gerne mit Teilgruppen. So kommt man leichter ins Gespräch. Eine kurze Bewegungseinheit in der Pause – für Alle oder nur für Aktive in einer Teilgruppe – bringt neuen Schwung, insbesondere bei längeren Veranstaltungen.

Reflektion und Ausblick

Damit die Inhalte des Workshops nicht einfach verpuffen, ist uns auch die aktive Reflektion ganz wichtig. Über verschiedene Methoden können die Teilnehmer*innen animiert werden, sich auch im Nachgang noch mit den Themen zu beschäftigen. Zum Beispiel über eine Umfrage, die einige Tage später beantwortet werden soll. Gerne verschicken wir auch eine Woche nach dem Workshop eine Postkarte mit den wichtigsten Erkenntnissen des Tages – anfassbares bleibt einfach besser im Gedächtnis.

Auch nach der Pandemie werden sicher weiterhin viele Meetings online stattfinden. Und so sehr wir den persönlichen Kontakt zu unseren Kund*innen und Kolleg*innen auch vermissen: zumindest für Umwelt und Klima haben die Remote-Treffen auch positive Effekte.

Sie brauchen Unterstützung bei der Durchführung einer Remote-Veranstaltung? Gerne übernehmen wir für Sie die Konzeption, das Technik-Hosting und die Moderation – als Komplett-Paket oder auch als Einzel-Bausteine. Sprechen Sie uns an!

Publikum bei einem Kongress

Konzeption analoger und digitaler Veranstaltungen

Von kleinen Workshops bis zu großen Kongressen: Wir vermitteln Botschaften effektiv

Kennen Sie schon den Begriff „Zoom Fatigue“? Hinter der französisch-englischen Wortschöpfung verbirgt sich ein Gefühl, das viele von uns zurzeit nur zu gut kennen: Wir sind der ständigen Online-Meetings müde. Täglich jagt eine Videokonferenz die andere. Teammeetings, Workshops mit Kund*innen und Weiterbildungsveranstaltungen finden fast ausschließlich online am heimischen Arbeitsplatz statt.

Um die Teilnehmenden interessiert zu halten, versuchen sich viele Veranstalter*innen an einem bunten Methodenmix. Frei nach dem Motto: Hauptsache, abwechslungsreich. Zielführend ist das meistens nicht, sondern verwirrt oft nur zusätzlich.

Wir bei der fairkehr finden: Bei der Konzeption analoger und digitaler Veranstaltungen gibt es viele Gemeinsamkeiten. Zentral ist für uns die Kommunikationsberatung im Vorfeld. Analog wie digital starten wir im Dialog mit unseren Kund*innen. Gemeinsam beantworten wir folgende Fragen:

Welche Ziele verfolgt das Meeting oder die Veranstaltung?

Und:

Was wissen wir über die Zielgruppe?

Die Antworten auf diese Fragen bilden den Rahmen für die Konzeption der Veranstaltung – digital oder vor Ort. Erst, wenn dieser Rahmen steht, konzipieren wir das Event inhaltlich sowie methodisch.

Strukturiert vorgehen bei der Konzeption analoger und digitaler Veranstaltungen

Zuerst finden wir für unsere Kund*innen und deren Zielgruppe spannende und zielführende Themen. Dazu akquirieren wir die passenden Inputgeber*innen. Wenn diese feststehen, konzipieren wir die Veranstaltung methodisch. Das heißt, wir integrieren Methoden und Tools, die die Ziele der Veranstaltung und gegebenenfalls deren einzelnen Programmpunkte bedienen.

Sowohl analog als auch digital nutzen wir unseren umfangreichen praktischen Erfahrungsschatz. Wir setzen auf die zielführende Integration von interaktiven Elementen, anstelle eines Laufstegs der englischsprachigen Methoden ohne Konzept. Als Kommunikationsexpert*innen bedenken wir, wie Menschen lernen und kommunizieren, und haben dafür den passenden Ansatz parat.

Zuletzt suchen wir nach den Überraschungen und Wachmachern für unsere Kund*innen und deren Veranstaltungsteilnehmer*innen. Bei digitalen Events sind das zum Beispiel digitale Teilnehmermappen mit vielen Überraschungen und andere Ideen, wie Teilnehmende vor und nach der Veranstaltung integriert werden können.

Neugierig geworden? Gerne konzipieren wir auch Ihre Veranstaltung. Sprechen Sie uns an!

Tatkräftige Unterstützung fürs eCargobike-Event

Start der von uns begleiteten Cargobike Roadshow – Unsere tatkräftige Unterstützung fürs eCargobike-Event. „Auf dem eCargobike Richtung Verkehrswende“ – so lautet das Motto der diesjährigen Cargobike Roadshow in Baden-Württemberg. Das im Auftrag der Arbeitsgemeinschaft Fahrrad- und Fußgängerfreundlicher Kommunen in Baden-Württemberg (AGFK-BW) e.V. von uns durchgeführte Projekt feierte diese Woche den Auftakt in Mannheim. Nun tourt die Cargobike Roadshow 14 Tage durch 14 Kommunen im ganzen Bundesland. Doch bis hierhin war es ein produktiver Weg, den wir als Agentur mithilfe von agilem Projektmanagement begleiten durften.

Wir planen ein Event

Aber was für Aufgaben stehen in der Umsetzung eines solchen Projektes überhaupt an? Welche Funktionen hat die fairkehr Agentur übernommen? Und wie reagieren wir auf unerwartete und nicht-beeinflussbare äußere Einflüsse, wie beispielswiese Covid-19?

Zuerst standen die Koordinierung und Auswahl der interessierten Mitgliedskommunen der AGFK-BW auf dem Programm. Mit den 14 ausgewählten Teilnehmerkommunen ging es dann in die Feinabstimmung. Dabei musste nicht nur ein Termin abgeklärt werden, sondern auch viele andere Aspekte: Wann, wo genau und wie lange soll das Ganze stattfinden? Wer ist der zuständige Ansprechpartner bzw. die zuständige Ansprechpartnerin? Wo kann der LKW des Cargobike Roadshow-Teams parken? Egal was abgesprochen werden musste oder welche Fragen auftauchten, die fairkehr Agentur war und ist direkter Ansprechpartner für die Sorgen der Kommunen! In unserer „Rundum-Begleitung“ entwickelten wir zudem Mustervorlagen für die lokale Pressearbeit, planten und konzipierten das Auftaktevent in Mannheim und produzierten mit grafischer Unterstützung Flyer und Plakate.

fairkehr-Mitarbeiterin Hannah Rautenberg war vor Ort und testete fleißig mit.
(Foto: Andreas Lörcher)

Dann kam Corona…

…und damit verbunden große Verunsicherung auf Seiten der Teilnehmerkommunen und auch bei uns. Die große Frage: Kann das Projekt wie geplant stattfinden? Die Corona-Pandemie intensivierte die Kommunikation zwischen uns und den Kommunen enorm. Anpassungsfähigkeit war gefragt: Ob Absprache mit dem Cargobike Roadshow-Team, mit Unterstützung des Roadshow-Teams auf Basis der Corona-Verordnung des Landes Baden-Württemberg ein Hygienekonzept entwickeln oder das Beruhigen der Teilnehmerkommunen, wir haben für jeden ein offenes Ohr und innovative Ideen zur individuellen Umsetzung.

Projektleiterin auf Seiten der fairkehr Agentur Hannah Rautenberg lässt diese Phase des Projektes Revue passieren: „Ein solches Format in Zeiten von Corona zu planen hat uns einiges abverlangt! Die Kommunen hatten teils andere Vorgaben und Sorgen, einige sind aus Unsicherheit auch abgesprungen – die Lücken mussten wir kurzerhand schließen. Wir mussten flexibel agieren und das Konzept an viele verschiedene individuelle Wünsche und Anfragen anpassen.“ Trotz Corona durften wir diese Woche nun das erfolgreiche Auftaktevent der Cargobike Roadshow in Mannheim vor Ort begleiten. Immer wieder ein schönes Erlebnis mit eigenen Augen zu sehen, was mit unserer Unterstützung auf die Beine gestellt wird. Wie unsere tatkräftige Unterstützung fürs eCargobike-Event. Und so schließt sich auch der Kreis – von der Idee, über die Planung bis zur Umsetzung – die fairkehr Agentur hilft in jeder Phase.


So war’s in den Kommunen

Nach der positiven Auftaktveranstaltung in Mannheim am 07. September, machte die Cargobike Roadshow in verschiedenen Mitgliedskommunen der AGFK-BW e.V. in Baden-Württemberg Halt. Wir haben einige Stimmen aus den Kommunen zum Event gesammelt:

Michaela Käfer, Abteilungsleiterin für Verkehrsplanung und Mobilität der Stadt Leinfelden-Echterdingen: „Wir hatten einen tollen Tag, strahlenden Sonnenschein und interessierte Bürgerinnen und Bürger. Die Veranstaltung war ein Erfolg und hat viel Spaß gemacht. Das Konzept der Roadshow ist unkompliziert gehalten und überzeugt durch das kompetente Team und neue Räder. Interessierte Familien kamen mit ihren Kindern gezielt zur Roadshow, um sich zu informieren. Auch die „Laufkundschaft“ wurde von den ausgestellten Modellen angezogen. Alles richtig gemacht – wir sind froh, dass wir uns für die Roadshow beworben haben.“

Colin Pöstgens vom Roadshow-Team auf dem Herrenberger Marktplatz: „Wir gehen von 4 bis 6 getesteten Rädern pro Anmeldung aus, sodass wir auf ca. 240 Testfahrten gekommen sein dürften. Einige waren ganz fleißig und wollten gleich alle 12 Bikes testen.“

Christoph Traub, Oberbürgermeister Filderstadt: „Teil der Cargobike Roadshow 2020 der AGFK-BW zu sein, ermöglicht uns als Kommune, unseren Bürgerinnen und Bürgern die Vorteile dieser emissionsfreien Mobilitätsform aufzuzeigen. Denn um unsere Klimaziele einzuhalten, müssen wir weiter gemeinsam CO2-Emisisonen reduzieren: E-Lastenräder – ob privat oder gewerblich – können definitiv dazu beitragen. Die Stadt Filderstadt will hierzu auch Ihren Beitrag leisten, indem für den Quartiersladen in Sielmingen demnächst ein Transportrad beschafft wird.“

Die Erfahrungen der Mitgliedskommunen sind auch Nachzulesen auf dem Blog der AGFK-BW e.V.