Auf einem Graphic Recording Wimmelbild sind die Ergebnisse einer Veranstaltung festgehalten

Bundesweite Veranstaltung des Kompetenznetz Klima Mobil: Hybrid, lebendig und mit klarer Botschaft

9. September 15:51 Uhr: Der Zug rollt langsam aus dem Stuttgarter Hauptbahnhof. Wir lehnen uns zurück und atmen durch. Der Adrenalinspiegel beginnt langsam zu sinken. Und wir freuen uns, über das, was wir geschafft haben: Eine weitere erfolgreiche Hybrid-Veranstaltung.

Mai 2021: Das Kompetenznetz Klima Mobil erteilt uns den Auftrag, eine bundesweite Veranstaltung zu konzipieren, zu organisieren und in den Räumlichkeiten des Verkehrsministeriums Baden-Württemberg hybrid umzusetzen. Mit der Veranstaltung will das Kompetenznetz seine ersten Erfolge feiern und die bisher geleistete Arbeit in den fünfzehn Modellkommunen aus Baden-Württemberg vorstellen. Gemeinsames Ziel der Modellkommunen ist es, die Mobilitätswende vor Ort zügig voranzutreiben. Ziel der Veranstaltung: Das Engagement und die guten Ideen der baden-württembergischen Kommunen bundesweit zu verbreiten und andere Kommunen zum Mitmachen zu ermutigen.

Wir als fairkehr Agentur freuen uns über diese tolle Herausforderung. Zum einen treiben uns die Themen Klimaschutz und Mobilitätswende schon seit über 30 Jahren um. Zum anderen haben sich anspruchsvolle Online- oder Hybrid-Veranstaltungen in den vergangenen anderthalb Jahren zur geheimen Leidenschaft unseres Eventteams entwickelt. Wir, das sind Michaela Mohrhardt, Hannah Rautenberg und Cara Wallenhorst, suchen immer wieder nach neuen kreativen Ideen und verbesserter Technik, um auch Online-Veranstaltungen zu lebendigen und mitreißenden Events zu machen.

Ein Rückblick auf spannende Monate

Juni/Juli 2021: Ein Titel für die Veranstaltung ist schnell gefunden: „Mehr Klimaschutz im Verkehr – Wie Kommunen jetzt handeln können“. Das Motto „Jetzt handeln“ prägt die ganze Veranstaltung. Wir suchen Referent*innen, denen man die Aufbruchsstimmung abnimmt und Vortragsthemen, die die Teilnehmer*innen aus den Kommunen motivieren und inspirieren. Sie sind es, die vor Ort mutige Entscheidungen für mehr Klimaschutz treffen müssen. Wir wollen ihnen dafür die richtigen Ideen und Kontakte mitgeben.

August 2021: Im engen Austausch mit dem Kompetenznetz Klima Mobil arbeiten wir unter hohem Zeitdruck daran, diese motivierenden Redner*innen ins Boot zu holen und ein hochwertiges und begeisterndes Programm auf die Beine zu stellen. Wichtig ist uns auch, dass es keine passive Frontalveranstaltung wird, sondern ein Event, bei dem alle aktiv werden, mitdiskutieren, sich in virtuellen Räumen begegnen und Gedanken austauschen können.

Und dann ist der Tag der Hybrid-Veranstaltung endlich gekommen…

9. September, 2 Stunden vor der Veranstaltung: Alle Geräte stehen auf Start. Der Adrenalinpegel beim Technikteam hat seinen Höhepunkt erreicht. Gleich werden sich über 350 Gäste zuschalten. Wir gehen den Ablauf nochmal durch. Zur Aufregung gesellt sich auch ein bisschen Stolz, wenn wir uns das ganze Programm anschauen: ein virtuelles Get-together zum Start, Videobotschaften aus den Kommunen, ein Youtube Livestream, zwei Talkrunden, ein Graphic Recorder von Bikablo, der die Hybrid-Veranstaltung digital mitzeichnen wird, ein professionelles Studio für Podiumsdiskussion und hybride Debatten – da haben wir ganz schön was auf die Beine gestellt! Und immer noch erhalten wir Anmeldungen in letzter Minute für die Veranstaltung.

Unter den Gästen: Verkehrsminister des Landes Baden-Württemberg Winfried Hermann MdL, die Parlamentarischen Staatssekretärin Rita Schwarzelühr-Sutter, MdB aus dem Bundesumweltministerium, Prof. Dr. Barbara Lenz vom Deutschen Zentrum für Luft- und Raumfahrt (DLR) und Prof. Dr. Maren Urner von der Hochschule für Medien, Kommunikation und Wirtschaft in Köln.

Blick hinter die Kulissen. Der Verkehrsminister des Landes Baden-Württemberg vor der Kamera, Michaela von fairkehr hochkonzentriert.

10 Uhr: Die Moderatorin eröffnet die Veranstaltung mit dem berühmten Kennedy-Zitat: „Wann, wenn nicht jetzt? Wo, wenn nicht hier? Wer, wenn nicht wir?“ Ab sofort ist jede Minute durchgeplant, jeder Klick in Webex und jeder Schritt im Studio ist festgelegt. Die Rollen sind verteilt. Alle Drähte laufen bei Hannah zusammen, die wir laufend mit Wasser, Kaffee und Keksen versorgen.

Alles läuft wie am Schnürchen. Selbst das für seine Kapriolen bekannte Webex lässt uns heute keinen Moment im Stich. Die Moderatorin verbindet souverän anwesende und zugeschaltete Gesprächspartner*innen, das Diskussionsangebot per Chat wird rege genutzt und alle sind von den liebevoll gestalteten virtuellen Meetingräumen begeistert.

Der Verkehrsminister des Landes Baden-Württemberg unterstreicht bei seiner Rede immer wieder die Dringlichkeit des Themas: Jetzt aktiv gestalten, damit die Entwicklung uns nicht überrollt. Seine Kernbotschaft an die Kommunen lautet Agieren statt Reagieren, um die Handlungsspielräume nicht zu verlieren.

13 Uhr: Das Kompetenznetz Klima Mobil und wir sagen „Ade und bis bald!“. Zum Abschluss zeigen wir ein zusammengeschnittenes Video aus allen fünfzehn Modellkommunen des Kompetenznetzes.

Danach heißt es: Sind alle Mikros und Kameras aus? Einen Moment sind alle ganz still. Dann bricht der Jubel los! Alle reden durcheinander: „Perfekt! Super geklappt!“, „Keine unvorhersehbaren Katastrophen!“, „Tolle digitale Diskussion.“, „Schöne, professionelle Studioatmosphäre!“, „Mit einer analogen Veranstaltung hätten wir nie so viele Teilnehmer*innen aus ganz Deutschland zusammen bekommen!“.

Kompetenznetz Klima Mobil, Gäste, Moderatorin, wir als fairkehr – sind glücklich.

Das portable Studio, das in drei Rollkoffer passt, wird wieder eingepackt. Wir genießen das Mittagessen in der Sonne, bevor wir in den Zug zurück nach Bonn steigen. Geschafft!

„Jetzt handeln“ – das Motto der Hybrid-Veranstaltung und die vielen motivierenden Beiträge begleiten uns auf der Heimreise. Das betrifft nicht nur unsere Kund*innen, sondern auch uns als Agentur.

Ein Laptop, ein Mikrophon und ein Sender für die Soundübertragung liegen auf einem Tisch, es sind Kabel zu sehen

Remote-Workshops interessant gestalten

So bringen wir Abwechslung in den Online-Meeting-Alltag

In Pandemie-Zeiten finden alle Termine online statt. Tag für Tag hängen wir vor unseren Bildschirmen und müssen nicht mal aufstehen, um von einem Meeting ins nächste zu kommen. Neben der durchdachten Konzeption von Veranstaltungen  beschäftigt uns zunehmend die Frage: Wie können wir Remote-Workshops interessant und abwechslungsreich gestalten? Denn seien wir mal ehrlich: Wer kann sich schon in einem dreistündigen Frontal-Vortrag am Bildschirm durchgängig konzentrieren?

Um unsere Remote-Workshops interessant zu gestalten, planen wir deshalb vielfältige interaktive Elemente mit ein. Je nach Thema und Art der Veranstaltung wählen wir aus einem großen Pool an Möglichkeiten die passgenauen Instrumente aus. Das können einfache Elemente wie Online-Umfragen sein, die die Teilnehmenden während der Veranstaltung beantworten sollen. Gerne nutzen wir auch die Möglichkeiten eines Online-Conceptboards.

Workshop-Vorbereitung: Konkret und anfassbar

Über einen vorab versandten Link können die Teilnehmenden sich hier schon vor der Veranstaltung mit dem Thema beschäftigen oder sich selbst vorstellen. Zum Beispiel mit einem Foto und einem kurzen Steckbrief. So lernen wir unsere Teilnehmer*innen besser kennen und können während des Workshops auf die Gruppe eingehen. Noch ein Vorteil eines Conceptboards: Die Teilnehmer*innen können sich auch untereinander leichter vernetzen.

Mit einem Päckchen, das vorab nach Hause geschickt wird und den Workshop anfassbar macht, können Remote-Veranstaltungen interessant gestaltet werden.
Wir verpacken Ihre Botschaft – das meinen wir ganz wörtlich.

Eine weitere Möglichkeit, Remote-Workshops interessant zu gestalten, ist, sie anfassbar zu machen. Zum Beispiel, indem wir den Teilnehmer*innen vorab ein Päckchen nach Hause schicken. Der Inhalt des Pakets ist selbstverständlich eine Überraschung. Nur so viel sei verraten: die Botschaft der Veranstaltung wird auf kreative Weise verpackt.

Je nach Gruppengröße arbeiten wir während der Pausen, aber auch im Workshop gerne mit Teilgruppen. So kommt man leichter ins Gespräch. Eine kurze Bewegungseinheit in der Pause – für Alle oder nur für Aktive in einer Teilgruppe – bringt neuen Schwung, insbesondere bei längeren Veranstaltungen.

Reflektion und Ausblick

Damit die Inhalte des Workshops nicht einfach verpuffen, ist uns auch die aktive Reflektion ganz wichtig. Über verschiedene Methoden können die Teilnehmer*innen animiert werden, sich auch im Nachgang noch mit den Themen zu beschäftigen. Zum Beispiel über eine Umfrage, die einige Tage später beantwortet werden soll. Gerne verschicken wir auch eine Woche nach dem Workshop eine Postkarte mit den wichtigsten Erkenntnissen des Tages – anfassbares bleibt einfach besser im Gedächtnis.

Auch nach der Pandemie werden sicher weiterhin viele Meetings online stattfinden. Und so sehr wir den persönlichen Kontakt zu unseren Kund*innen und Kolleg*innen auch vermissen: zumindest für Umwelt und Klima haben die Remote-Treffen auch positive Effekte.

Sie brauchen Unterstützung bei der Durchführung einer Remote-Veranstaltung? Gerne übernehmen wir für Sie die Konzeption, das Technik-Hosting und die Moderation – als Komplett-Paket oder auch als Einzel-Bausteine. Sprechen Sie uns an!

Gelbe Kachel, blaue Schrift: "Konzeption analoger und digitaler Veranstaltungen"

Konzeption analoger und digitaler Veranstaltungen

Von kleinen Workshops bis zu großen Kongressen: Wir vermitteln Botschaften effektiv

Kennen Sie schon den Begriff „Zoom Fatigue“? Hinter der französisch-englischen Wortschöpfung verbirgt sich ein Gefühl, das viele von uns zurzeit nur zu gut kennen: Wir sind der ständigen Online-Meetings müde. Täglich jagt eine Videokonferenz die andere. Teammeetings, Workshops mit Kund*innen und Weiterbildungsveranstaltungen finden fast ausschließlich online am heimischen Arbeitsplatz statt.

Um die Teilnehmenden interessiert zu halten, versuchen sich viele Veranstalter*innen an einem bunten Methodenmix. Frei nach dem Motto: Hauptsache, abwechslungsreich. Zielführend ist das meistens nicht, sondern verwirrt oft nur zusätzlich.

Wir bei der fairkehr finden: Bei der Konzeption analoger und digitaler Veranstaltungen gibt es viele Gemeinsamkeiten. Zentral ist für uns die Kommunikationsberatung im Vorfeld. Analog wie digital starten wir im Dialog mit unseren Kund*innen. Gemeinsam beantworten wir folgende Fragen:

Welche Ziele verfolgt das Meeting oder die Veranstaltung?

Und:

Was wissen wir über die Zielgruppe?

Die Antworten auf diese Fragen bilden den Rahmen für die Konzeption der Veranstaltung – digital oder vor Ort. Erst, wenn dieser Rahmen steht, konzipieren wir das Event inhaltlich sowie methodisch.

Strukturiert vorgehen bei der Konzeption analoger und digitaler Veranstaltungen

Zuerst finden wir für unsere Kund*innen und deren Zielgruppe spannende und zielführende Themen. Dazu akquirieren wir die passenden Inputgeber*innen. Wenn diese feststehen, konzipieren wir die Veranstaltung methodisch. Das heißt, wir integrieren Methoden und Tools, die die Ziele der Veranstaltung und gegebenenfalls deren einzelnen Programmpunkte bedienen.

Sowohl analog als auch digital nutzen wir unseren umfangreichen praktischen Erfahrungsschatz. Wir setzen auf die zielführende Integration von interaktiven Elementen, anstelle eines Laufstegs der englischsprachigen Methoden ohne Konzept. Als Kommunikationsexpert*innen bedenken wir, wie Menschen lernen und kommunizieren, und haben dafür den passenden Ansatz parat.

Zuletzt suchen wir nach den Überraschungen und Wachmachern für unsere Kund*innen und deren Veranstaltungsteilnehmer*innen. Bei digitalen Events sind das zum Beispiel digitale Teilnehmermappen mit vielen Überraschungen und andere Ideen, wie Teilnehmende vor und nach der Veranstaltung integriert werden können.

Neugierig geworden? Gerne konzipieren wir auch Ihre Veranstaltung. Sprechen Sie uns an!

Graphic Recording fürs Verkehrsministerium Baden-Württemberg

Graphic Recording beim Fahrrad-Kongress

Dank Graphic Recording: erfolgreicher Fahrrad-Kongress in Baden-Württemberg. Wir haben nicht nur den Fahrrad-Kongress des Landes Baden-Württemberg erfolgreich umgesetzt, sondern für den Verkehrsminister Winfried Hermann auch eine bleibende Erinnerung hinterlassen. Ein Grafic Recorder hat den gesamten Kongress per Illustrationen festgehalten. Entstanden ist ein 3 mal 2 Meter großes Bild. Es dokumentiert alle Fragen, Ideen, Anregungen und Diskussionsbeiträgen, die den eintägigen Kongress prägten.

In dem Film kann man sehen, wie Grafic Recording arbeitet und warum es eine so wertvolle Ergänzung zur fachlich-inhaltlichen Arbeit ist. Die Illustrationen fassen Inhalte punktgenau zusammen. So bleiben diese besser in Erinnerung. Die Illustrationen helfen außerdem dabei, Themen auf den Punkt zu bringen. Außerdem trägt es enorm zum Unterhaltungswert einer Veranstaltung bei, wenn parallel zur Diskussion schon die passenden Bilder entstehen.

Hier gehts zum Graphic Recording-Film zum RadKONGRESS Baden-Württemberg

Zur Expertise der fairkehr-Agentur gehört nicht nur der starke fachliche Fokus auf Themen rund um nachhaltige Mobilität, Radverkehrsförderung und andere Themen aus dem Bereich Nachhaltigkeit. Wir legen auch viel Wert darauf, dass unsere Veranstaltungen, Workshops und Kongresse Prozesse unterstützen und voranbringen. Dafür setzen wir je nach Fragestellung ganz individuell eine optimale Mischung aus Formaten und Methoden ein. So garantieren wir fachliche Tiefe, konstruktive Diskussionskultur und hohen Unterhaltungswert.

Dank des besonderen Gesamtkonzepts und des liebevollen und professionellen Engagements der Graphic Recording-Kollegen war der Fahrrad-Kongress des Landes Baden-Württemberg besonders erfolgreich. Dies wurde nicht nur von Verkehrsminister Winfried Hermann gewürdigt, sondern auch von Ministerpräsident Kretschmann, der die Eröffnungsrede hielt.